Повідомлення про конфіденційність для постачальників

ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ ЩОДО ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ПОСТАЧАЛЬНИКІВ BUREAU VERITAS

відповідно до статті 13 Регламенту ЄС 2016/679

Це повідомлення (далі – «Повідомлення») надається відповідно до статті 13 Регламенту (ЄС) 2016/679 (далі – «GDPR») у зв’язку з обробкою персональних даних постачальників ТОВ «Бюро Верітас Україна ЕФІ» (далі – «Постачальники» та/або «Суб’єкти персональних даних»).

1. КОНТРОЛЕР ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Контролером персональних даних є ТОВ «Бюро Верітас Україна ЕФІ», зареєстроване за адресою: вул. Архітектора Городецького, 11-В, м. Київ, 01001, Україна, податковий номер та номер платника ПДВ 216747326559 (далі – «Bureau Veritas» або «Контролер»).

2. ДАНІ, ЩО ЗБИРАЮТЬСЯ

Контролер обробляє персональні дані Постачальників, отримані з договірної документації щодо укладених із ними договорів, зокрема ідентифікаційні дані (ім’я, прізвище, дата й місце народження, податковий номер та номер платника ПДВ), контактні дані (адреса, адреса електронної пошти та номер телефону), будь-яку іншу інформацію, зазначену в підписаних договорах, а також банківські й податкові дані, необхідні для оплати товарів і послуг, наданих Суб’єктом персональних даних (далі – «Дані» та/або «Персональні дані»).

Дані Суб’єкта персональних даних збираються в електронній або паперовій формі через договір, відповідні форми замовлень та загалом договірну документацію, підписану Постачальником і Контролером. Отже, зібрані Дані обмежуються інформацією, необхідною для управління та виконання договірних відносин із Постачальником.

3. МЕТА ТА ПРАВОВІ ПІДСТАВИ ОБРОБКИ

Контролер обробляє Дані для наведених нижче цілей і на таких правових підставах.

3.1. Виконання договірних відносин

Дані оброблятимуться з метою належного виконання договору постачання з Контролером, зокрема:

• для ефективного управління договірними відносинами з Контролером;

• для надання товарів і послуг та здійснення їх оплати;

• для виконання зобов’язань, що випливають із договору постачання, зокрема ведення бухгалтерського обліку та передавання замовлень.

Надання Даних для зазначених цілей є обов’язковим і необхідним для належного виконання відповідних дій. У разі повної або часткової відмови від надання Даних Контролер не зможе встановити та виконувати договірні відносини.

3.2. Виконання вимог законодавства

Дані також можуть оброблятися для виконання Контролером обов’язків, установлених законом, нормативно-правовими актами, законодавством ЄС або розпорядженнями органів влади.

Надання Даних для цієї мети є необхідним для виконання правових обов’язків, покладених на Контролера.

3.3. Законний інтерес (правовий захист)

Дані оброблятимуться для реалізації прав Контролера, зокрема права на захист у суді. Цей законний інтерес вважається переважним, оскільки відповідає конституційно гарантованому праву та суспільно визнається таким, що переважає над інтересами відповідної особи. Надання Даних для цієї мети є необхідним, щоб Контролер міг захищати свої права в судовому та позасудовому порядку.

4. ОДЕРЖУВАЧІ ДАНИХ

Дані оброблятимуть працівники Контролера, спеціально уповноважені на обробку персональних даних, зокрема працівники відділу закупівель, якщо це необхідно для виконання дій, зазначених у розділі 3.

Персональні дані також можуть передаватися третім особам, якщо це необхідно для встановлення, управління, виконання та/або припинення договірних відносин із Контролером. До таких одержувачів, які діють як самостійні контролери або належним чином призначені обробники персональних даних, належать:

• зовнішні суб’єкти, які діють як самостійні контролери, зокрема органи влади, наглядові й контролюючі органи, особи, які мають право запитувати Дані, включно з консультантами з бухгалтерського обліку та юридичними консультантами, а також державні органи, які подають відповідний запит для адміністративних або інституційних цілей відповідно до чинного національного та європейського законодавства;

• зовнішні постачальники послуг, необхідних для діяльності компанії, зокрема постачальники ІТ-послуг для управління базами даних, контактами та електронною поштою, постачальники цифрових послуг, ІТ-консультанти, постачальники послуг із розрахунку заробітної плати, навчальні заклади, банківські та фінансові посередники. Цих суб’єктів спеціально призначено обробниками персональних даних; їхні найменування надаються за запитом до Контролера за контактними даними, зазначеними в розділі 7.

5. СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ДАНИХ

Дані зберігатимуться протягом таких строків:

• для виконання договірних відносин, стороною яких є Суб’єкт персональних даних, – протягом усього строку дії договору та протягом загального строку позовної давності 10 років, передбаченого застосовним законодавством;

• для виконання правових обов’язків Контролера – протягом строку, установленого законодавством, зокрема 10 років щодо адміністративно-бухгалтерських зобов’язань;

• на підставі законного інтересу Контролера, зокрема у разі судового спору, – протягом усього строку його розгляду та до закінчення строків оскарження.

6. ПЕРЕДАВАННЯ ДАНИХ ДО ТРЕТІХ КРАЇН

Контролер не здійснюватиме передавання Даних за межі Європейського Союзу. Якщо таке передавання відбуватиметься, Контролер застосує належні гарантії відповідно до чинних вимог щодо захисту персональних даних. Зокрема, передавання здійснюватиметься після перевірки застосовності Стандартних договірних положень, затверджених Європейською комісією відповідно до статті 46(2)(c) та (d) GDPR, або обов’язкових корпоративних правил, передбачених статтею 47 GDPR, а за їх відсутності – на підставі одного з винятків, передбачених статтею 49 GDPR.

7. ПРАВА СУБ’ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Постачальники як суб’єкти персональних даних, тобто особи, яких стосуються Дані, мають права, передбачені GDPR. Зокрема, відповідно до статей 15–22 GDPR вони мають право в будь-який час вимагати й отримувати доступ до своїх персональних даних, інформацію про здійснену обробку, виправлення та/або оновлення персональних даних, їх видалення та обмеження обробки. Вони також мають право заперечувати проти обробки та вимагати перенесення даних, тобто отримувати персональні дані у структурованому, загальновживаному форматі, придатному для машинного зчитування. Суб’єкти персональних даних мають право в будь-який час відкликати свою згоду, що не впливає на законність обробки, здійсненої на підставі згоди до її відкликання, а також подати скаргу до наглядового органу.

Зазначені права можна реалізувати в будь-який час, надіславши запит Контролеру:

• поштою: ТОВ «Бюро Верітас Україна ЕФІ», вул. Архітектора Городецького, 11-В, м. Київ, 01001, Україна;

• через портал для реалізації прав: https://personaldataprotection.bureauveritas.com/#/HomePage.

Місце і дата: ______________________________

Підпис: ___________________________________